【初心者・産業医向け】診療情報提供依頼書の主治医への送付と特定記録について

産業医と主治医の間では、書面でのやり取りが行われます。通常、受診者には産業医が発行した書面を主治医へ持参してもらうよう依頼しますが、時には直接主治医に書面を送付することもあります。その際、書面が確実に届いたのか心配になることもあるでしょう。

今回は、そんな不安を解消する方法についてお話しします。

【まとめ】産業医の発行する診療情報提供依頼書に関する手続きと注意事項について

ここでは、産業医が発行する診療情報提供依頼書の解説を、実際の流れの順番にお話します。 診療情報提供依頼書は、労働法をきちんと勉強した産業医が発行した方がよいでしょう。 私は、診療情報提供依頼書が一般的にならないのは、労働...

 主治医への書面の送付

主治医へのお手紙送付の必要性 

産業医が主治医と書面のやり取りをすることはあります。私は、頻繁にやり取りを行います。
中には主治医との連携を意識しない産業医も存在します。
これからの産業保健においては、主治医との連携は、職場復帰支援・両立支援のために必須です。

産業保健分野で医師同士がやり取りする書面について、以下にまとめました。
今回は産業保健の分野に関する内容です。病院での診療など他の分野では、診療情報提供書と診療情報提供依頼書は異なるニュアンスとなることがありますので、ご注意ください。
この記事を読んでいただく際には、診療情報提供書と診療情報提供依頼書、どちらのの話であるか、どの話題について言及しているのかを意識していただきたいと思います。

私が最も頻繁に発行する書面は、診療情報提供依頼書です。上記のように、産業医の面談の状況を診療情報提供書として送付する場合もあります。例えば、主治医が復職可能と述べているが、産業医が復職不可と判断する場合の説明等を任意に主治医の先生に書面でお伝えするような場合です。

また、医療情報は個人情報保護法上、要配慮個人情報であるため、個人情報の保護に十分な配慮が必要です。

個人情報保護法2条2項　（定義）
この法律において「要配慮個人情報」とは、本人の人種、信条、社会的身分、病歴、犯罪の経歴、犯罪により害を被った事実その他本人に対する不当な差別、偏見その他の不利益が生じないようにその取扱いに特に配慮を要するものとして政令で定める記述等が含まれる個人情報をいう。

e-Gov　個人情報保護法

医療情報の取り扱いには非常に注意が必要です。通常、診療情報提供依頼書は本人に渡し、本人から主治医に提出することが一般的かと思われます。
しかし、一部の場合では直接主治医に書面（診療情報提供依頼書）を送付する必要があります。
また、診療情報提供依頼書を送付しても、主治医からお返事をいただけないことがあります。これは、主治医が忙しいため時間がかかっている場合や、主治医が本人と相談して書面を作成したいため、本人の受診日を待っている場合などがあります。

しかし、まれに届いていないと言われることもあります。さらに、一部の場合では、本人の話やこれまでの経過に基づき、主治医からの適切な返答が得られないと予想されることもあります

そのような場合には、レターパックや特定記録郵便などの確実な送付方法を使用しましょう。

レターパックと特定記録

特定記録という郵便の制度をご存じでしょうか？
以下が概要と使い方です。

「郵便物やゆうメールの引受けを記録するサービスです。配達の際は受取人さまの郵便受箱に配達します。」
「郵便局に備え付けの「書留・特定記録郵便物等差出票」に必要事項を記入し窓口にお出しください。」
郵便局ホームぺージ

しかし、郵便局に行くのは面倒な時もありますよね。そんな場合には、郵便局のレターパックが便利です。レターパックは、レターパックライトとレターパックプラスがあります。
レターパックライトは青色なので、一般的には青レターパックと呼ばれることが多いです。
また、レターパックプラスは赤色なので、通称、赤レターパックです。

これらのレターパックに書面を同封し、追跡用の「保管用シール」をはがしてから郵便ポストに投函しましょう。
保管用シールに記載された番号を検索することで、投函したレターパックの状態を追跡することができます。

私は、診療情報提供依頼書に本人の同意を得た後、どうしても主治医が受け取ったのを確認したいときはは赤レターパックを使うことが多いです。行政書士事務所としては内容証明を作成して送ってもいいのですが、面倒ですし、仰々しいですからね。

また、レターパックは自分の住所を宛先に書いて、送付するレターパック内に同封し相手先に送付すれば返信用にも使えて便利です。
この時も、返信用レターパックの保管用シールは剥がして保管しておき、追跡できるようにしておきましょう。

まとめ

主治医に送った書面が正しく届いたかを確認したい場合は、レターパックや特定記録付きの郵便を利用すると便利です。
稀なケースではありますが、主治医がお返事をくれなさそうであるという場面があり、そのような時はこれらの送付手段を選択すべきでしょう。

以前、私も主治医へ送付した書面が届いていないと言われたこともありましたが、特定記録付きで送付した旨を伝えると、その後、書面が見つかったと報告していただいたこともありました。
特定記録がついていなければ、要配慮個人情報の記載された書面がどこで紛失したのか？ということで困っていたでしょう。

これで、書面を主治医へ送付する方法は大丈夫ですね。

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