【産業医・人事労務担当者向け】産業医等が作成する書面が２枚以上の用紙にわたる場合の契印の押し方について解説

このブログを通じて、産業医の皆様が様々な書類の作成方法を学ぶことができればと考えています。多岐にわたる文書作成には、詳細を丁寧に記述することが求められます。これにより、文書の分量が増え、結果的に複数ページにわたる書類を作成する必要が生じることがあります。

複数ページにわたる書類を作成する際、一般的には最初のページに印鑑が押されます。しかし、2枚目以降に印鑑がない場合、これらのページが改ざんされたと疑われたり、受取人から最初から存在しなかったと主張されるリスクがあります。このような問題を防ぐために、複数ページの書類の作成方法と印鑑の押し方について、詳しく解説します。

診療情報提供依頼書が２枚以上の用紙にわたる場合の契印の押し方について解説

２枚以上の書面を作成する場合には、契印を使いましょう。

今回は、診療情報提供依頼書の作成を例に、文書が3枚にわたる場合を考えてみましょう。簡易的な例ですが、通常、1枚目のページには印鑑を押します。書類が2枚だけの場合には、両面印刷を検討することも一つの方法です。

複数ページにわたる文書の一貫性を保つためには、契印の使用が効果的です。製本する場合には異なるアプローチがありますが、ここではより簡単なホッチキスを使用した方法について説明します。

 契印の使い方

まず、書類の全ページを順序通りに整えた後、ホッチキスで固定しましょう。ホッチキスは2箇所で留めるのが良いでしょう。その後、1枚目のページに印鑑を押します。

それでは、次ですが、次のページを開き、しっかりと押さえて折り目をつけましょう。そのページの間に、印鑑をしっかりと押印します。この印鑑は1ページ目に使用したものと同じです。さらに次のページがあれば、同様に印鑑を押印していきます。このように押された印鑑は「契印」と呼ばれます。この方法を用いることで、文書の間のページが変更された場合でも容易に気づくことができます。

このように、簡単です。知っておくと様々な場面で使えます。

 まとめ

診療情報提供依頼書が複数ページにわたる場合、まず書類をホッチキスで固定し、その後契印を押しましょう。この契印は契約書などにも使われるため、その使い方を覚えておくと良いでしょう。このようにすることで、よりプロフェッショナルな文書の作成が可能になります。

産業保健活動においては多くの書類を作成する必要がありますが、これらの書類は名義人である事業者自身や産業医自身が作成するべきです。他の人がこれらの書類を作成すると、社会保険労務士法や行政書士法に違反する可能性があるため、注意が必要です。自分で書類を作成することで、法的な問題を避けることができます。

この点において、社会保険労務士や行政書士の資格を有していれば、書類の作成が可能です。したがって、産業医が社会保険労務士と行政書士の資格を併せ持つ場合、これは大きなメリットとなります。このダブルまたはトリプルライセンスにより、より幅広い業務を適切に行うことができるようになります。

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